Algemene Voorwaarden

De Algemene Voorwaarden van Workplace Consultants B.V. (Versie 2023)

PREAMBULE

Wij adviseren je deze Algemene Voorwaarden zorgvuldig te lezen zodat je op de hoogte bent van je rechten en verplichtingen onder de Overeenkomst tussen jou en ons. Jij wordt in deze Algemene Voorwaarden aangeduid als de Opdrachtgever. We kiezen gemakshalve voor de mannelijke vorm, maar bedoelen daar waar "hij" staat uiteraard ook "zij".

ARTIKEL 1 | DEFINITIES

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

1.1 Workplace Consultants B.V. ("Workplace Consultant")
De besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid naar Nederlands recht, statutair gevestigd en kantoorhoudende te Amsterdam, die consultingpraktijken uitoefent op het gebied van ICT (Informatie en Communicatie Technologie).

1.2 Diensten
De werkzaamheden die Workplace Consultant uitvoert voor Opdrachtgever, waaronder, maar niet beperkt tot, advies-, ontwerp-, ontwikkel-, implementatie-, trainings- en beheerdiensten op het gebied van ICT, Microsoft 365, Power Platform en aanverwante technologieën, ongeacht of deze werkzaamheden geheel of gedeeltelijk door Workplace Consultant zelf, dan wel door ingeschakelde derden of onderaannemers worden verricht.

1.3 Intellectuele eigendomsrechten
Alle intellectuele eigendomsrechten zoals auteursrechten, merkrechten, octrooirechten, handelsnaamrechten, databankrechten en naburige rechten, alsmede daaraan verwante rechten zoals rechten ten aanzien van knowhow en domeinnamen.

1.4 Opdrachtgever
De natuurlijke persoon of rechtspersoon die een overeenkomst sluit met Workplace Consultants B.V. en als wederpartij optreedt bij de uitvoering van de Diensten.

1.5 Overeenkomst
De overeenkomst van opdracht tussen Workplace Consultants B.V. en Opdrachtgever waarin de specificaties, omvang en voorwaarden van de te leveren Diensten zijn vastgelegd.

1.6 Partij(en)
Workplace Consultants B.V. en/of de Opdrachtgever gezamenlijk of ieder afzonderlijk.

1.7 Derden
Alle natuurlijke personen of rechtspersonen, niet zijnde Workplace Consultant of Opdrachtgever, die bij de uitvoering van de Overeenkomst op enigerlei wijze betrokken zijn of worden ingeschakeld, zoals onderaannemers, leveranciers of adviseurs.

1.8 Fatale termijn
Een overeengekomen termijn waarbinnen een bepaalde prestatie uiterlijk moet zijn verricht, waarbij het verstrijken van die termijn zonder nakoming leidt tot verzuim van de betreffende Partij zonder dat ingebrekestelling vereist is. Een termijn geldt slechts als fatale termijn indien dit uitdrukkelijk en schriftelijk tussen Partijen is overeengekomen.

ARTIKEL 2 | TOEPASSELIJKHEID

2.1
De Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op elke Overeenkomst tussen Workplace Consultants B.V. en Opdrachtgever. Eventuele algemene voorwaarden van de Opdrachtgever worden hierbij uitdrukkelijk van de hand gewezen.

2.2
In geval van een geschil over inhoud of strekking van deze algemene voorwaarden tussen een tekst in een andere taal en de Nederlandse tekst, is de Nederlandse tekst bindend.

2.3
Afwijkingen van en aanvullingen op de Overeenkomst zijn uitsluitend geldig indien deze schriftelijk door Partijen zijn overeengekomen.

2.4
Wanneer Opdrachtnemer andere partijen inschakelt om de Diensten te leveren, dan zijn deze Algemene Voorwaarden ook van toepassing op de uitvoering van de Diensten door deze andere partij.

2.5
Workplace Consultants B.V. is gerechtigd deze Algemene Voorwaarden te wijzigen. Inhoudelijke wijzigingen worden één (1) maand na bekendmaking van kracht.

ARTIKEL 3 | TOTSTANDKOMING OVEREENKOMST

3.1
Offertes en aanbiedingen van Workplace Consultants B.V. binden Workplace Consultants B.V. niet, tenzij in de offerte een geldigheidsduur is opgenomen. Wanneer geen termijn voor aanvaarding is opgenomen, vervalt de offerte in elk geval 14 dagen na het uitbrengen ervan.

3.2
Indien de Opdrachtgever zonder een daaraan voorafgaande aanbieding aan Workplace Consultants B.V. een opdracht verstrekt, is Workplace Consultants B.V. pas aan deze opdracht gebonden nadat zij deze schriftelijk aan de Opdrachtgever heeft bevestigd.

3.3
Een offerte voor de levering van meerdere Diensten verplicht Workplace Consultants B.V. niet tot levering van een deel van de Diensten in deze offerte tegen een overeenkomstig deel van de prijs.

3.4
Aanbiedingen, offertes, prijsopgaven en tarieven gelden niet automatisch voor nabestellingen en/of nieuwe opdrachten.

ARTIKEL 4 | DE DIENST

4.1
Workplace Consultants B.V. verricht haar Diensten altijd volgens een inspanningsverplichting en zij geeft geen garantie ten aanzien van de resultaten van haar dienstverlening, tenzij Partijen expliciet schriftelijk anders overeenkomen.

4.2
Workplace Consultants B.V. zal de Overeenkomst naar beste inzicht en vermogen en overeenkomstig de eisen die aan een professionele partij worden gesteld uitvoeren. Indien en voor zover een goede uitvoering van de Overeenkomst dit naar het oordeel van Workplace Consultants B.V. vereist, heeft zij het recht om bepaalde werkzaamheden te doen uitvoeren door derden. De toepasselijkheid van artikelen 7:404 en 7:407 lid 2 BW wordt uitdrukkelijk uitgesloten.

4.3
Alleen wanneer dat expliciet schriftelijk is bepaald in de Overeenkomst, geldt een overeengekomen termijn als een fatale termijn. In alle andere gevallen geldt een overeengekomen termijn als indicatief.

4.4
Workplace Consultants B.V. is gerechtigd tot uitvoering van de werkzaamheden in gedeelten of fasen, waarbij ieder gedeelte of elke fase afzonderlijk kan worden gefactureerd.

ARTIKEL 5 | VERPLICHTINGEN OPDRACHTGEVER

5.1
De Opdrachtgever verplicht zich om aan Workplace Consultants B.V. alle noodzakelijke gegevens te verschaffen en medewerking te verlenen die Workplace Consultants B.V. nodig heeft om de Diensten te verrichten.

5.2
Workplace Consultants B.V. mag de werkzaamheden opschorten zo lang Opdrachtgever niet aan de verplichting in deze bepaling voldoet.

5.3
Workplace Consultants B.V. is nooit aansprakelijk voor enige schade en/of vertraging die is ontstaan door het niet, niet tijdig, of gebrekkig voldoen aan de in dit artikel bedoelde informatie- en medewerkingsplicht.

ARTIKEL 6 | BEËINDIGING VAN DE OVEREENKOMST

6.1
De duur van de Overeenkomst wordt bepaald in de Overeenkomst tussen Workplace Consultants B.V. en de Klant.

6.2
Het is Workplace Consultants B.V. toegestaan een Overeenkomst te allen tijde, zonder dat daarvoor een reden vereist is, schriftelijk op te zeggen met inachtneming van een opzegtermijn van een maand. Workplace Consultants B.V. is niet gehouden tot enige vorm van schadevergoeding en/of financiële compensatie als gevolg van een (tussentijdse) opzegging.

6.3
De Opdrachtgever mag de Overeenkomst niet tussentijds opzeggen, behoudens tegen vergoeding van het gehele overeengekomen loon over de totale oorspronkelijke duur van de Overeenkomst.

6.4
Elk der Partijen heeft het recht de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk met onmiddellijke ingang op te zeggen wanneer de andere Partij in staat van faillissement wordt verklaard of aan de andere Partij surseance van betaling wordt verleend, alsmede wanneer het bedrijf van de andere Partij wordt opgeheven of een liquidatie ondergaat.

6.5
Wanneer de Overeenkomst op enig moment wordt ontbonden en er op dat moment reeds Diensten zijn verricht, zullen de reeds uitgevoerde Diensten en de daaraan verbonden betalingsverplichting van de Opdrachtgever geen onderwerp zijn van enige ongedaanmakingsverplichting, tenzij de Opdrachtgever kan bewijzen dat Workplace Consultants B.V. in verzuim is met betrekking tot specifiek die Diensten. Bedragen die voorafgaand aan de ontbinding door Workplace Consultants B.V. zijn gefactureerd in verband met de reeds door haar verrichte prestaties in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst, blijven volledig verschuldigd en zijn onmiddellijk opeisbaar op het moment van ontbinding.

6.6
De Opdrachtgever is tegenover derden aansprakelijk voor de gevolgen van opzegging of ontbinding, onverschillig welke partij daarvoor aanleiding heeft gegeven, en zal Workplace Consultants B.V. vrijwaren voor hieruit voortvloeiende aanspraken van deze derden.

ARTIKEL 7 | VERGOEDING EN BETALING

7.1
Alle bedragen zoals genoemd in een aanbieding, offerte of Overeenkomst luiden in Euro's en worden vermeld exclusief BTW en eventuele andere van overheidswege opgelegde heffingen, tenzij anders vermeld.

7.2
Opdrachtgever dient de factuur binnen een termijn van veertien dagen volledig te voldoen. Deze betalingstermijn geldt als fatale termijn en Opdrachtgever is dan ook zonder nadere ingebrekestelling in verzuim, wanneer er niet tijdig betaald wordt.

7.3
Indien Opdrachtgever van mening is dat het bedrag van de factuur onjuist is, of dat er enige andere onvolkomenheid is in de factuur, dient hij Workplace Consultants B.V. hiervan onmiddellijk in kennis te stellen, met overlegging van overtuigend bewijs van haar standpunt. Betwisting van (een deel van) een factuur schort de betalingsverplichting van Opdrachtgever ten aanzien van (enig deel van) een factuur niet op.

7.4
Workplace Consultants B.V. is gerechtigd om in geval van facturen die veertien dagen na factuurdatum onbetaald zijn gebleven, buitengerechtelijke kosten van vijftien procent van het te incasseren bedrag in rekening te brengen met een minimum van € 150. Bovendien is de Opdrachtgever wettelijke handelsrente verschuldigd. Alle buitengerechtelijke en gerechtelijke kosten die verband houden met de invordering van door Workplace Consultants B.V. aan de opdrachtgever verzonden facturen, komen voor rekening van de opdrachtgever.

7.5
Workplace Consultants B.V. is gerechtigd om haar tarieven op ieder gewenst moment aan te passen. Workplace Consultants B.V. zal de Opdrachtgever ten minste 2 (twee) weken voorafgaand aan een tariefswijziging daarvan op de hoogte stellen. Indien Workplace Consultants B.V. een tariefswijziging heeft aangekondigd, mag de Opdrachtgever de Overeenkomst opzeggen tot het moment dat de tariefswijziging van kracht wordt. De Opdrachtgever moet daarbij een opzegtermijn van een maand in acht nemen.

7.6
Workplace Consultants B.V. is gerechtigd om haar tarieven jaarlijks te verhogen conform het Consumentenprijsindexcijfer, zoals gepubliceerd door het Centraal Bureau voor de Statistiek, zonder dat de Opdrachtgever daarvan op de hoogte gesteld hoeft te worden en zonder dat dit voor de Opdrachtgever het recht oplevert om de Overeenkomst op te zeggen of anderszins te beëindigen.

ARTIKEL 8 | INTELLECTUELE EIGENDOMSRECHTEN

8.1
Alle Intellectuele Eigendomsrechten die rusten op documenten of materialen die Opdrachtgever aan Workplace Consultants B.V. in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst overhandigt, blijven te allen tijde bij Opdrachtgever. Opdrachtgever verstrekt aan Workplace Consultants B.V. een wereldwijde, niet-exclusieve en sublicentieerbare licentie om de aangeleverde materialen te gebruiken voor de uitvoering van de Overeenkomst.

8.2
De Intellectuele Eigendomsrechten die bij het aangaan van de Overeenkomst bij Workplace Consultants B.V. berusten, blijven bij Workplace Consultants B.V.

8.3
Indien en voor zover er bij de uitvoering van de Overeenkomst Intellectuele Eigendomsrechten ontstaan op het resultaat van de Diensten, zullen deze Intellectuele Eigendomsrechten berusten bij Workplace Consultants B.V.

8.4
Onder de voorwaarde dat Opdrachtgever aan al haar (betalings)verplichtingen onder de Overeenkomst heeft voldaan, verkrijgt de Opdrachtgever een beperkte, niet-overdraagbare, niet-exclusieve licentie om gebruik te maken van de Intellectuele Eigendomsrechten op het resultaat van de Diensten.

ARTIKEL 9 | AANSPRAKELIJKHEID

9.1
Iedere aansprakelijkheid van Workplace Consultants B.V. is beperkt tot vergoeding van directe schade ongeacht de reden voor de aansprakelijkheid.

9.2
Onder directe schade wordt alleen verstaan:

Zaakschade, uitsluitend in de zin van afdeling 3 titel 3 van boek 6 van het Burgerlijk Wetboek;
Redelijke kosten ter voorkoming van zaakschade, voor zover de Opdrachtgever kan aantonen dat deze onkosten hebben geleid tot een beperking van de directe schade in de zin van de Overeenkomst;
Redelijkerwijs door de Opdrachtgever gemaakte onkosten om de oorzaak en omvang van de schade vast te stellen, voor zover de vaststelling verband houdt met directe schade in de zin van de Overeenkomst;
Redelijkerwijs gemaakte kosten die de Opdrachtgever moet maken om de prestatie van Workplace Consultants B.V. te laten beantwoorden aan de Overeenkomst.

9.3
Workplace Consultants B.V. is niet aansprakelijk voor andere schade dan directe schade, zoals winstderving, omzetderving, verlies van verwachte besparingen en overige soortgelijke financiële verliezen, evenals verlies van goodwill of goede naam of reputatie en alle andere schade die niet valt onder de hiervoor genoemde directe schade.

9.4
Iedere vordering tot schadevergoeding verjaart een jaar na de dag waarop de Opdrachtgever bekend is geworden of rederlijkwijze bekend had kunnen zijn met de schade en met de aansprakelijkheid van Workplace Consultants B.V. daarvoor. Onverminderd het bepaalde in artikel 6:89 BW, vervalt elke aanspraak op schadevergoeding indien niet binnen een jaar nadat de feiten waarop de aanspraak is gebaseerd bij de Opdrachtgever bekend waren of redelijkerwijze bekend konden zijn geweest, die aanspraak bij de bevoegde rechter aanhangig is gemaakt.

9.5
Bij het inschakelen van derden zal Workplace Consultants B.V. steeds de nodige zorgvuldigheid in acht nemen. Als Workplace Consultants B.V. bij de uitvoering van een Dienst een niet aan haar verbonden persoon inschakelt, dan is Workplace Consultants B.V. tegenover de Opdrachtgever niet aansprakelijk voor eventuele fouten die door deze persoon worden gemaakt. Als een dergelijke door Workplace Consultants B.V. ingeschakelde persoon zijn aansprakelijkheid wil beperken, heeft Workplace Consultants B.V. de bevoegdheid om die aansprakelijkheidsbeperking mede namens de opdrachtgever te aanvaarden.

9.6
De Opdrachtgever of andere wederpartij van Workplace Consultants B.V. is uitsluitend gerechtigd Workplace Consultants B.V. aan te spreken. Elke vordering tot schadevergoeding jegens bestuurders en werknemers, ongeacht op welke rechtsgrond deze vordering is gebaseerd, is uitgesloten.

9.7
Als – om welke reden dan ook – Workplace Consultants B.V. aansprakelijk is, dan is haar aansprakelijkheid beperkt tot driemaal de gefactureerde en betaalde vergoeding ter zake van de betreffende Dienst, zulks evenwel met een maximum van € 20.000.

9.8
In het geval dat Workplace Consultants B.V. aansprakelijk is, is het verhaalsrecht van een schuldeiser beperkt tot het saldo dat zich ten tijde van het ontstaan van de aansprakelijkheid op de algemene bedrijfsrekening van Workplace Consultants B.V. bevindt. Deze bepaling vormt een uitzondering op de hoofdregel van artikel 3:276 BW dat de schuldenaar met zijn gehele vermogen instaat voor zijn schuldeiser.

9.9
Workplace Consultants B.V. sluit iedere aansprakelijkheid uit die het gevolg is van of op enige wijze in verband staat met de insolventie of het anderszins niet nakomen van verplichtingen van of door enige bank, financiële stichting of andere derde.

9.10
Onverminderd hetgeen is bepaald in artikel 2, gelden deze algemene voorwaarden niet alleen ten behoeve van Workplace Consultants B.V., maar kan hierop ook een beroep worden gedaan door en ten behoeve van alle natuurlijke en rechtspersonen die direct of indirect aan Workplace Consultants B.V. zijn verbonden en op enigerlei wijze bij de dienstverlening door of vanwege Workplace Consultants B.V. zijn betrokken. De opdrachtgever vrijwaart Workplace Consultants B.V. en alle in de vorige zin genoemde overige personen tegen alle aanspraken van derden, de redelijke kosten van juridische bijstand daaronder begrepen, die op enigerlei wijze samenhangen met of voortvloeien uit de werkzaamheden voor de opdrachtgever verricht, behoudens opzet of grove schuld aan de zijde van Workplace Consultants B.V.

ARTIKEL 10 | GEGEVENSBESCHERMING EN AVG-NALEVING

10.1
Workplace Consultant verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving op het gebied van gegevensbescherming, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

10.2
Indien en voor zover Workplace Consultant bij de uitvoering van de Overeenkomst persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van de Opdrachtgever, zal zij optreden als verwerker in de zin van de AVG. In dat geval zullen Partijen een verwerkersovereenkomst sluiten die voldoet aan de vereisten van artikel 28 AVG.

10.3
Workplace Consultant neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking.

ARTIKEL 11 | SLOTBEPALINGEN

11.1 Wijziging algemene voorwaarden

Workplace Consultant is gerechtigd deze algemene voorwaarden eenzijdig te wijzigen of aan te vullen.

Wijzigingen treden in werking op het moment dat zij door Workplace Consultant aan de Opdrachtgever zijn meegedeeld, tenzij anders vermeld.

Indien Opdrachtgever niet akkoord gaat met een wijziging van wezenlijke aard, heeft hij het recht de Overeenkomst binnen dertig (30) dagen na kennisgeving schriftelijk op te zeggen, zonder dat dit recht op schadevergoeding geeft.

11.2 Overdracht van rechten en verplichtingen

Geen der Partijen is gerechtigd rechten of verplichtingen voortvloeiend uit de Overeenkomst over te dragen aan een derde zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere Partij.

Workplace Consultant mag bij de uitvoering van de Overeenkomst gebruikmaken van derden of onderaannemers, mits dit de nakoming van haar verplichtingen jegens de Opdrachtgever niet wezenlijk beïnvloedt.

11.3 Deelbaarheid (Scheidbaarheid van bepalingen)

Indien enige bepaling van deze algemene voorwaarden nietig of vernietigbaar wordt verklaard, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht.

Partijen zullen in dat geval in overleg treden om de nietige of vernietigde bepaling te vervangen door een bepaling die zoveel mogelijk aansluit bij de bedoeling van de oorspronkelijke bepaling.

11.4 Voortzetting bij beëindiging

Bepalingen die naar hun aard bestemd zijn om ook na beëindiging van de Overeenkomst van kracht te blijven — zoals, maar niet beperkt tot, bepalingen inzake aansprakelijkheid, geheimhouding, intellectuele eigendom en geschillenbeslechting — blijven na beëindiging onverkort van toepassing.

11.5 Communicatie en kennisgeving

Alle kennisgevingen en mededelingen tussen Partijen dienen schriftelijk te geschieden, waaronder mede wordt verstaan communicatie per e-mail, mits verzonden aan het door de andere Partij opgegeven officiële correspondentieadres of e-mailadres.

11.6 Toepasselijk recht en geschillenbeslechting

Op de Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.

Alle geschillen voortvloeiende uit de Overeenkomst, dienen in eerste aanleg te worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar Workplace Consultants B.V. gevestigd is.

Onder geschillen worden tevens begrepen geschillen gebaseerd op buitencontractuele grondslagen of die de nietigheid, vernietigbaarheid of het bestaan van enige rechtshandeling of overeenkomst betreffen.

Workplace Consultants B.V.
Amsterdam, Nederland

*Versie: 08-10-2025